Datenschutzerklärung

Die Geschäftsstelle K3 KI.Kunst.Kultur (nachfolgend „K3“, „wir“ oder „uns“) freut sich über Ihren Besuch unserer Website. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir informieren Sie daher nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für das Residenzprogramm verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.
Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website abgerufen, gespeichert und ausgedruckt werden.

Stand: 09.06.2026

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Internetangebot von K3 KI.Kunst.Kultur unter der Domain www.k3.nrw sowie für die dort eingebundenen oder verlinkten Online-Formulare, insbesondere das Bewerbungsformular für das Residenzprogramm „Echoing Intelligence – Residenzen für KI und Kunst“.
Soweit von unserer Website auf Angebote Dritter verlinkt wird, gelten für diese externen Angebote die Datenschutzinformationen der jeweiligen Anbieter.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist:

Theater Dortmund
Theaterkarree 1-3
44137 Dortmund

3. Datenschutzbeauftragte*r

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Beauftragte/r für Datenschutz und Informationsfreiheit
44122 Dortmund
E-Mail: datenschutz@stadtdo.de

4. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören zum Beispiel Name, Kontaktdaten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben zur künstlerischen Tätigkeit, Bewerbungsunterlagen, technische Nutzungsdaten oder sonstige Angaben, die Sie uns übermitteln.

5. Bereitstellung der Website, Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der Variomedia AG, August-Bebel-Straße 68, 14482 Potsdam, gehostet. Variomedia verarbeitet in unserem Auftrag personenbezogene Daten, die beim Besuch unserer Website technisch anfallen. Mit Variomedia wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch Informationen verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt. Dazu können insbesondere gehören:
• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei
• übertragene Datenmenge
• HTTP-Statuscode
• Referrer-URL, also die zuvor besuchte Seite
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem bzw. User-Agent
• gegebenenfalls Benutzername einer HTTP-Authentifizierung, sofern ein passwortgeschützter Bereich genutzt wird

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, um die Website technisch bereitzustellen, die Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit der Website zu gewährleisten, technische Fehler zu analysieren und mögliche Missbrauchs- oder Sicherheitsvorfälle nachvollziehen zu können.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung unseres Internetangebots.
Nach Angaben unseres Hosting-Anbieters werden HTTP Access Logs mit nicht-anonymisierten IP-Adressen für 7 Tage vorgehalten. Anonymisierte Logdateien stehen im Kundenmenü für mindestens zwei volle Monate und maximal 95 Tage zur Verfügung. HTTP Error Logs werden für 14 Tage vorgehalten. Eine längere Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, soweit dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie per E-Mail mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, den Inhalt Ihrer Nachricht sowie gegebenenfalls weitere von Ihnen angegebene Kontaktdaten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags- oder Teilnahmeverhältnisses gerichtet ist. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung eingehender Anfragen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine weitere Speicherung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

7. Bewerbungsformular für das Residenzprogramm mit Tally

Für die Online-Bewerbung zum Residenzprogramm „Residenzen für KI und Kunst · Echoing Intelligence“ nutzen wir den Dienst Tally des Anbieters Tally BV, August Van Lokerenstraat 71, 9050 Gent, Belgien.
Tally wird von uns als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO eingesetzt. Die über das Bewerbungsformular übermittelten Daten werden durch Tally technisch entgegengenommen, gespeichert und für uns bereitgestellt. Die inhaltliche Verantwortung für das Bewerbungsverfahren und die Entscheidung über Zwecke und Mittel der Verarbeitung liegt bei uns.

7.1 Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung der im Bewerbungsformular angegebenen Daten erfolgt zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens für das Residenzprogramm. Dazu gehören insbesondere:

• die Entgegennahme und Prüfung der Bewerbungen
• die formale Prüfung der Teilnahmevoraussetzungen
• die Vorbereitung und Durchführung des Auswahlverfahrens
• die Kommunikation mit Bewerber*innen
• die Weitergabe der Bewerbungen an die Auswahljury und beteiligte Stellen, soweit dies für das Auswahlverfahren erforderlich ist
• die Dokumentation der Auswahlentscheidung
• bei erfolgreicher Bewerbung: die Vorbereitung und Durchführung der Residenz, einschließlich Stipendien-, Reise-, Aufenthalts-, Produktions- und Kommunikationsprozessen

7.2 Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen des Bewerbungsformulars können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Angaben zur Bewerbungsform, etwa Einzelperson, Tandem oder Kollektiv
• Name und Kontaktdaten der hauptverantwortlichen Person
• gegebenenfalls Angaben zu weiteren beteiligten Personen
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer und weitere Kontaktdaten
• Angaben zum NRW-Bezug
• Angaben zur Erfüllung der Teilnahmevoraussetzungen und zu möglichen Ausschlussgründen
• Projekttitel und Projektbeschreibung
• Angaben zur künstlerischen Sparte bzw. zu beteiligten Kunstformen
• Angaben zum Stand des Vorhabens
• Angaben zur Rolle und Bedeutung von KI im Projekt
• Angaben zu eingesetzten oder geplanten Technologien, Arbeitsweisen und technischen Kompetenzen
• Angaben zu Arbeitsprozess, Präsentationsformen, Dokumentation und Wissenstransfer
• Angaben zu Lehr-, Vermittlungs- oder Austauschformaten
• Angaben zu Präferenzen für Residenzorte, Präsenzzeiten und organisatorischen Bedarfen
• Angaben zum Produktionsbudget
• Links zu Websites, Arbeitsproben oder Portfolios
• hochgeladene Bewerbungsunterlagen, insbesondere Projektskizze, Lehr- und Vermittlungskonzept, tabellarischer Lebenslauf, Portfolio mit themenrelevanten Beispielen, gegebenenfalls Nachweise zum NRW-Bezug sowie weitere freiwillig eingereichte Unterlagen

Bitte reichen Sie nur solche Angaben und Unterlagen ein, die für die Bewerbung erforderlich sind. Bitte übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, insbesondere keine Gesundheitsdaten, Angaben zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, politischen Meinungen oder sonstige besonders schutzbedürftige Informationen, sofern diese nicht ausnahmsweise für Ihre Bewerbung erforderlich sind.
Soweit Sie uns besondere organisatorische Bedarfe mitteilen möchten, etwa im Hinblick auf Barrierefreiheit, bitten wir Sie, diese möglichst allgemein und ohne medizinische Diagnosen oder detaillierte Gesundheitsinformationen zu formulieren.

7.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Bewerbungsdaten erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Entscheidung über die Teilnahme am Residenzprogramm erforderlich ist.
Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Soweit wir Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, etwa zur Dokumentation des Auswahlverfahrens, zur Nachvollziehbarkeit der Vergabeentscheidung oder zur Abwehr möglicher Ansprüche, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer ordnungsgemäßen, transparenten und nachvollziehbaren Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens.
Soweit Sie freiwillig zusätzliche Angaben machen, die für die Bewerbung nicht erforderlich sind, kann die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erfolgen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

7.4 Empfänger*innen der Daten

Zugriff auf die Bewerbungsdaten erhalten nur diejenigen Personen und Stellen, die mit der Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens befasst sind oder deren Beteiligung hierfür erforderlich ist. Dazu können insbesondere gehören:

• zuständige Mitarbeitende von K3
• Mitglieder der Auswahljury
• beteiligte Residenzorte und Kooperationspartner, soweit dies für die Auswahl, Planung oder Durchführung der Residenz erforderlich ist
• technische Dienstleister, insbesondere Tally als Anbieter des Bewerbungsformulars
• gegebenenfalls öffentliche Fördermittelgeber oder prüfende Stellen, soweit dies für Nachweis-, Berichts- oder Prüfungspflichten erforderlich ist

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

7.5 Datenverarbeitung durch Tally

Tally verarbeitet die über das Formular übermittelten Daten in unserem Auftrag. Der Anbieter hat seinen Sitz in Belgien. Nach Angaben von Tally werden Formulardaten verschlüsselt übertragen und gespeichert sowie in Europa gespeichert.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Tally finden Sie in den Datenschutzinformationen von Tally sowie im Data Processing Agreement von Tally.

7.6 Speicherdauer der Bewerbungsdaten

Die Bewerbungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens erforderlich ist.
Bei nicht erfolgreichen Bewerbungen löschen wir die Bewerbungsdaten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens, sofern keine längere Speicherung zur Wahrung berechtigter Interessen, zur Dokumentation des Verfahrens oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erforderlich ist.
Bei erfolgreichen Bewerbungen werden die Daten für die Durchführung der Residenz, die Stipendienverwaltung, die Kommunikation, die Dokumentation sowie für förderrechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten verarbeitet und entsprechend den geltenden Aufbewahrungsfristen gespeichert.

8. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website verwendet nur solche Cookies oder vergleichbare Technologien, die für den technischen Betrieb der Website erforderlich sind, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.
Technisch erforderliche Cookies dienen insbesondere dazu, grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen, die Sicherheit zu gewährleisten oder von Ihnen vorgenommene Einstellungen zu speichern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch stabilen und sicheren Bereitstellung der Website.
Soweit künftig Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, die nicht technisch erforderlich sind, insbesondere für Reichweitenmessung, Statistik, Marketing oder die Einbindung externer Medien, erfolgt dies nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie den jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorgaben für den Zugriff auf Endgeräte. Eine solche Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

9. Einbindung externer Inhalte und Links

Unsere Website kann Links zu Websites Dritter enthalten. Wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Für die Datenverarbeitung auf externen Websites sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Bitte informieren Sie sich dort über die jeweiligen Datenschutzbestimmungen.
Soweit auf unserer Website künftig externe Inhalte eingebunden werden, etwa Videos, Karten, Social-Media-Inhalte oder andere Dienste Dritter, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzen und, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung einholen.

10. Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Unsere Website wird verschlüsselt über HTTPS übertragen. Bitte achten Sie insbesondere bei der Übermittlung personenbezogener Daten darauf, dass in der Adresszeile Ihres Browsers „https“ angezeigt wird. Für administrative Zugriffe auf den Webserver sollen ausschließlich verschlüsselte Übertragungswege, insbesondere SFTP, genutzt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitsrisiken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder berechtigte Interessen eine weitere Speicherung rechtfertigen, etwa zur Dokumentation, Rechtsverteidigung oder Erfüllung förderrechtlicher Nachweispflichten.
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, speichern wir die Daten nur so lange, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO nach Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannte verantwortliche Stelle wenden.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde in Nordrhein-Westfalen ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Datenverarbeitung auf unserer Website, im Bewerbungsformular oder in unseren organisatorischen Abläufen ändert oder wenn gesetzliche Änderungen dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.